Cấu trúc cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự

Cấu trúc cơ bản của phần mềm quản lý   nhân sự

  Quản lý nhân sự   một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân sự cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các yêu cầu cơ bản của quản lý chuyên nghiệp.

Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân sự cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các yêu cầu cơ bản của quản lý chuyên nghiệp.

Nhu cầu quản lý nhân sự bằng phần mềm (PM).

Kinh tế thị trường đã làm thay đổi bản chất quan hệ giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSD). Một mặt, doanh nghiệp muốn khai thác tối đa hiệu suất làm việc của NLĐ, mặt khác NLĐ có toàn quyền đánh giá những lợi ích mình được hưởng có tương xứng với sức lao động bỏ ra để quyết định có gắn bó với NSD hay không. Giờ đây, nhu cầu về một hệ thống quản lý nhân sự (QLNS) có khả năng cung cấp kịp thời những thông tin hai chiều cho cả NSD và NLĐ trở nên hết sức cần thiết, đặc biệt là đối với các công ty sử dụng nhiều lao động cao cấp với đặc tính đòi hỏi cao về mặt đối xử từ phía công ty, khi mối quan hệ tương tác NSD - NLĐ trở nên hết sức phức tạp.

Cấu trúc hệ thống PM quản lý nhân sự

Một hệ PM QLNS tương đối đầy đủ gồm những cấu phần sau:

Quản lý các khoản được hưởng của nhân viên

Phân hệ này cho phép NSD thiết kế, lập kế hoạch ngân sách, quản trị, giám sát và trao đổi với nhân viên về từng cấu phần trong gói quyền lợi NLĐ được hưởng; cho phép thiết kế và triển khai các chương trình lợi ích từ mức cho từng nhân viên đến mức toàn bộ phòng ban công ty. Phân hệ này cũng bao gồm các tiểu phân hệ tính toán khoản 'quyền lợi chia tay' khi một nhân viên ngừng làm việc với công ty.

Quản lý hồ sơ và phát triển nhân lực

Phân hệ này cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và chia sẻ nguồn lực giữa các cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công tác... Từ thời điểm nhân viên bắt đầu gia nhập đến khi chấm dứt làm việc với công ty. Một cách cụ thể hơn, phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ quản lý   tuyển dụng   , quản lý năng lực nhân viên, quản lý các chương trình huấn luyện, quản lý đánh giá hiệu quả công việc, quản lý kế hoạch   đào tạo   kế cận... Trong đó, phần quản lý hiệu quả công việc còn ít được ứng dụng tại Việt Nam mặc dù khá quan trọng: Vào đầu mỗi năm, nhân viên thường đồng ý với công ty về các mục tiêu cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh doanh), hiệu suất làm việc, các khóa huấn luyện hoặc văn bằng cần hoàn thành... Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng công ty sẽ đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho giai đoạn tiếp theo.

Quản lý ngày nghỉ/vắng

Phân hệ này cho phép nhân viên kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt... Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu này đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để xin chấp thuận, sau đó gửi thông báo đồng ý ngược lại cho nhân viên, đồng thời thông báo cho các nhân viên khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với một hệ thống email nội bộ như Lotus Notes và các thông báo nói trên được hệ thống chuyển qua Lotus Notes để gửi đến hộp thư của các đối tượng.

Tính toán   lương   và chi phí

Lương thường gồm một số thành phần như sau: lương cơ bản, các khoản được công ty thanh toán (allowance), các khoản khấu trừ vào lương (ví dụ như trong khoản 20% BHXH thì nhân viên đóng 5%, công ty đóng 15%), các phụ cấp làm thêm giờ...

Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân hiện nay, thuế suất được tính lũy tiến phân biệt theo nhiều loại đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để áp dụng công thức thích hợp.

Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều công ty nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tư vấn. Một hệ thống PM được thiết kế tốt có thể giúp công ty tiết kiệm được đáng kể thời gian và công sức trong việc tính lương. Tuy nhiên xây dựng hệ thống tính lương là một việc cần sự tham gia sâu của các chuyên gia về nhân lực và thuế.

Tính toán và quản lý thưởng

Đây cũng là một việc phức tạp và phụ thuộc tùy vào mỗi công ty. Thông thường, các công ty dựa vào một số tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng công việc, thời gian làm việc, thâm niên, chức danh, trách nhiệm... Để đưa ra một bảng tính số điểm thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm... Việc theo dõi này nếu làm bằng tay sẽ không thể chi tiết và dễ dẫn đến tình trạng cào bằng, không động viên được những nhân viên có cố gắng vượt bậc. Sử dụng PM sẽ giúp việc theo dõi này trở nên chi tiết, chính xác và đều đặn.

Quản lý thời gian làm việc

Quản lý thời gian làm việc có thể từ đơn giản như một chế độ kiểm tra giờ vào ra, đến một hệ thống phức tạp như trong một công ty luật hoặc kiểm toán cần theo dõi đến từng giờ nhân viên đang làm việc cho khách hàng nào (thường được gọi là quản lý 'timesheet').

Một hệ thống quản lý 'timesheet' tốt thường được thiết kế theo kiểu client-server hoặc giao diện web. Vào cuối tuần từng nhân viên sẽ tự khai báo (trên máy client) các công việc mình làm hàng ngày lên hệ thống, từng công việc này sẽ được gắn với một khách hàng/dự án cụ thể hoặc với một mã định trước nào đó (cho những việc không liên quan trực tiếp đến khách hàng như huấn luyện, nghiên cứu, họp nội bộ...). Các 'timesheet' này sẽ được tổng hợp qua mạng LAN/WAN hoặc intranet về CSDL chung trên server, làm cơ sở cho vô vàn báo cáo hữu ích như báo cáo tổng hợp về số giờ toàn công ty sử dụng cho một khách hàng nào đó, hoặc các báo cáo phân tích về hiệu quả làm việc của nhân viên.

Quản lý quỹ lương hưu

Các công ty lớn của nước ngoài đều có một quỹ lương hưu trong đó NLĐ đóng góp một phần (có tính tượng trưng) và công ty góp phần còn lại trong suốt quá trình NLĐ làm việc cho công ty, sau đó quỹ được dùng để trả lương hưu cho NLĐ. Quỹ lương hưu này thường rất lớn, vì vậy các công ty đều đưa vào đầu tư, tất nhiên với những điều kiện rất chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro như đầu tư vào các trái phiếu chính phủ hoặc giấy tờ có giá của các công ty hàng đầu trên thế giới... Nhiều công ty cũng cho phép nhân viên được tham gia vào quá trình này và lựa chọn danh mục đầu tư mà họ muốn. Thông qua phân hệ quản lý quỹ lương hưu, công ty thông báo cho NLĐ biết số tiền NLĐ đã tích luỹ được trong quỹ lương hưu và tình hình đầu tư của khoản tiền này.

Lời kết

Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì liên quan đến nguồn vốn quan trọng nhất trong doanh nghiệp là con người. Một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tốt tuy không thể thay thế một Giám đốc nhân sự tinh tế, nhưng chắc chắn sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu để   phòng nhân sự   khoa học hóa công việc hàng ngày.

Quantri.Vn

Những điều McDonald’s sẽ không nói ra

Rất nhiều người biết McDonald’s là ai, nhưng vẫn có một vài điều có thể bạn không biết về đại gia làng đồ ăn nhanh, biểu tượng của nước Mỹ này.

Chữ M màu vàng đang… bớt vàng



Được thành lập vào năm 1948, McDonald’s là chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh lớn nhất nước Mỹ, với khối lượng tiêu thụ gấp ba lần Subway – đối thủ cạnh tranh lớn nhất, theo tạp chí thương mại QSR. Với hơn 36.000 cửa hàng, McDonald’s phục vụ gần 70 triệu thực khách mỗi ngày, mang về doanh thu lên tới 27,44 tỷ USD trong năm 2014. Tuy nhiên, mọi chuyện đã không còn dễ dàng với McDonald’s như trước. Dù doanh thu vẫn cao, song thu nhập ròng của tập đoàn trong quý IV/2014 đã giảm tới 21% so với cùng kỳ năm trước đó. Tạp chí Nation’s Restaurant News bình luận: 2014 là năm có hiệu suất kém cỏi nhất của McDonald’s trong nhiều thập kỷ qua.

Vấn đề của McDonald’s càng gây sự chú ý khi Tập đoàn tuyên bố thay đổi bộ máy lãnh đạo hồi tháng Một vừa qua, khi CEO Don Thompson bất ngờ nghỉ hưu và Giám đốc thương hiệu toàn cầu Steve Easterbrook lên thay thế. Mặc dù McDonald’s không đưa ra lý do cụ thể, song giới quan sát cho rằng, đây không phải là vụ nghỉ hưu đơn thuần, nhất là qua lời nói mập mờ của ngài Thompson: “Thật khó để nói lời chia tay với đại gia đình McDonald’s, nhưng cuộc vui nào cũng đến lúc tàn”.

Vậy điều gì đã gây nên những rắc rối của chữ M màu vàng? Một số người nói đó là đối thủ cạnh tranh, cụ thể hơn chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh Mexico Chipotle – tươi tắn, trẻ trung, hiện đại với thực đơn “thân thiện với sức khỏe” hơn. Thu nhập của Chipotle đã tăng 52% trong quý vừa qua (mặc dù vẫn chưa đủ đáp ứng kỳ vọng của Phố Wall). Ngoài ra còn vô số những tay cạnh tranh “nhỏ nhưng nhanh nhẹn” như Five Guys và Shake Shack.

Một số chuyên gia khác thì trỏ đến thực đơn khổng lồ của Tập đoàn. Bên cạnh bánh mì kẹp thịt và khoai tây chiên quen thuộc, những món cuộn, xà lách, cà phê, thậm chí có cả món kém sữa chua nhiều tầng. Theo Wall Street Journal, công ty đã cho mở rộng thực đơn thêm 120 món trong vòng 7 năm qua. Thực đơn lớn hơn đã khiến cho tốc độ phục vụ giảm xuống – hoàn toàn tương phản với yếu tố “nhanh” cơ bản quyết định sự phát triển của một doanh nghiệp lăn lộn trong thế giới đồ ăn nhanh. QSR cho hay: Thời gian chờ đợi được phục vụ ở McDonald’s năm 2013 là chậm nhất trong vòng 15 năm nghiên cứu.

Dù là nguyên nhân nào, hay là cả hai, thì các nhà phân tích đều chung một nhận định: Không dễ sửa chữa. Tuy nhiên, McDonald’s vẫn hết sức tự tin có thể rũ bỏ năm 2014 đầy màu xám để lấy lại được đà trong năm 2015 này.

Lương không đủ sống

Trên website của mình, McDonald “tự hào” về công việc “đầy thách thức song cũng nhiều phúc lợi” cho 1,9 triệu người lao động (bao gồm ở các nhà hàng nhượng quyền thương mại).



Tuy nhiên, giống như hầu hết các nhà hàng thức ăn nhanh khác, McDonald’s gần đây cũng dính vào những rắc rối từ sự phẫn nộ của người lao động chỉ trích họ được trả lương quá thấp. Liên đoàn lao động ngành công nghiệp thức ăn nhanh Fast Food Forward đã phát động chiến dịch “Chiến đấu vì 15 USD” đòi hỏi lương cho nhân công trong ngành tăng lên 15 USD/h – mức lương mới được coi là “đủ sống” ở Mỹ.

Nghiên cứu năm 2013 của trường Đại học California cho thấy: Mức lương trung bình của người lao động trong ngành này ở Mỹ là 8,69 USD/h. Theo báo cáo của công ty nghiên cứu PayScale, mức lương trung bình của một nhân viên phục vụ ở McDonald’s chỉ là 7,74 USD/h, thấp hơn cả đối thủ Burger King (7,96 USD/h) và Wendy’s (7,87 USD/h). McDonald’s đã thừa nhận nguy cơ ảnh hưởng đến lợi nhuận và lượng tiêu thụ kinh doanh từ các cuộc đình công đòi tăng lương của người lao động đòi. Tập đoàn đã cam kết sẽ áp dụng “lương cạnh tranh và thưởng cho các công việc toàn thời gian và bán thời gian, dựa theo mức lương bình quân của ngành và thị trường địa phương” và “ sẽ cung cấp cơ hội thăng tiến cho mỗi nhân viên”.

Từ thiện hay không từ thiện?

Những nỗ lực từ thiện của McDonald’s được thể hiện qua tổ chức Ronald McDonald’s House Charities (RMHC) tổ chức của mình - tìm kiếm và hỗ trợ các chương trình nâng cao sức khỏe và nuôi dạy trẻ em tốt hơn. Một phần trong đó, RMHC đã cho xây dựng 300 nhà tình thương trên toàn thế giới, cung cấp chỗ trú cho thân nhân những đứa trẻ bị bệnh nằm ở bệnh viện gần đó có điều kiện chăm sóc. McDonald’s rất tự hào về hoạt động này và thường xuyên quảng bá về nó.

Tuy nhiên, đã có những nghi vấn về sự hào phóng của McDonald’s. Luật sư y tế Michele Simon đã xuất bản báo cáo: “Trò hề từ thiện” năm 2013, tiết lộ rằng thực chất McDonald’s chỉ đóng góp 1/5 ngân sách hoạt động của RMHC. Ngoài ra, Tập đoàn cũng chỉ trích 0,32% lợi nhuận trước thuế làm tự thiện - một tỷ lệ thấp hơn nhiều so với những Tập đoàn khác có kích cỡ tương tự (trung bình 1,01%). Báo cáo kết luận: Đóng góp của công ty không tương xứng với lời nói. Phát ngôn viên của McDonald’s không bình luận gì về báo cáo này, nhưng Phó Chủ tịch Bridget Coffing đã gọi nó là một sự “xấu hổ” và đưa ra những thông tin sai lệch.

Đã từng phục vụ rất nhiều món “chán chết”



Là chuỗi thức ăn nhanh hàng đầu thế giới, chắc chắn McDonald’s phải có rất nhiều món được yêu thích, như Big Mac, Quarter Pounder hay McRib. Nhưng công ty cũng từng đưa ra rất nhiều món không thể nào được yêu thích. Chẳng hạn như Hula Burger – không thịt mà dùng dứa thay thế, McSalad Shakers – món salad đựng trong cốc, pizza hay gần đây là cánh gà Mighty Wings – quá béo và quá đắt.

Dĩ nhiên, một doanh nghiệp thành công đã từng phải đi qua nhiều thất bại. Trong quá trình tìm cái mới có những sản phẩm lỗi là không thể tránh khỏi. Nhưng điều đáng nói là những món duy trì doanh thu cho Tập đoàn hiện nay vẫn là những thực đơn cũ. Nhà phân tích David Tarantino nhận định: McDonald’s thiếu sự đột phá.

Theo Lục Kiếm/ Sống Mới